La conceptualisation est le processus de développement et de planification du concept ou de l’idée d’un événement. Elle implique l’identification de sa finalité, de ses buts et de ses objectifs, ainsi que la détermination du public cible et du type d’activation terrain qui sera le plus approprié.
En cours de route, il faut tenir compte d’une multitude de facteurs, tels que le thème, le lieu, le budget, le moment, la durée et les caractéristiques de l’événement.
La conceptualisation est une étape importante de la planification, car elle permet de s’assurer que l’événement est bien adapté aux besoins et aux attentes du public cible, et qu’il répond aux buts et aux objectifs de la marque ou de l’entreprise.
Un événement bien organisé en est un qui a été planifié et exécuté de manière réfléchie et efficace. La réussite implique les étapes suivantes :
- fixer des buts et des objectifs clairs;
- identifier le public cible et déterminer l’ampleur des moyens disponibles;
- sélectionner un lieu approprié qui répond à toutes les exigences;
- élaborer un échéancier détaillé, comprenant toutes les tâches et les délais nécessaires;
- coordonner la logistique avec tous les partenaires en place;
- travailler avec les fournisseurs et les partenaires pour s’assurer que tous les services et les ressources nécessaires sont en place;
- promouvoir l’activation auprès du public cible;
- veiller au bon déroulement de l’événement le jour même, y compris à la gestion de tout problème inattendu qui pourrait survenir; et,
- évaluer le succès de la réalisation.
